Meine ersten Akquise-Sprints als Trainerin

Das fühlt sich gerade an, als würde ich mein schönstes Ferienerlebnis aufschreiben wollen. Nun ja, im Rahmen der BücherFrauen-Akademie habe ich meine ersten beiden Akquise-Sprints geleitet und hier schreibe ich, wie es war.

Akquise ist für die meisten Selbstständigen eine notwendige, aber lästige Aufgabe. Sehr häufig heißt es: Akquise ist Menschen anrufen, die du nicht kennst, und sie um Aufträge bitten. Das kostet Überwindung, und direkte Erfolgserlebnisse sind eher die Ausnahme. Kaltakquise sagt man dazu – aber warm anziehen reicht meist nicht, um sich mit der Akquise anzufreunden und sie kontinuierlich und ohne allzu große Anstrengung zu betreiben.

Damit einem nicht die Luft ausgeht, geht es im Akquise-Sprint darum, eine Routine aufzubauen und Akquise – die viel mehr ist, als am Telefon zu sitzen und Listen abzutelefonieren – zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit zu machen.

Der Akquise-Sprint – Bestandteile und Ablauf

Im Fokus des Sprints sollten die individuellen Akquiseprojekte der Teilnehmerinnen stehen, sodass ich davon ausgehen musste, dass deren Wünsche und Bedürfnisse sehr unterschiedlich sein würden. Der Sprint bestand aus festen Zoom-Terminen, die sich über eine Dauer von sechs bzw. acht Wochen verteilt haben. Während dieser Termine habe wir zunächst eine gemeinsame Arbeitsgrundlage geschaffen und einige grundsätzliche Überlegungen zur eigenen Akquisehaltung angestellt. Auch Ängste und Befürchtungen, wie den Umgang mit Ablehnung oder dem Ausbleiben von Reaktionen, wurden angesprochen, ebenso wie Frust und Enttäuschung über die mühsame Geduldsübung der meist ungeliebten und negativ besetzten (Kalt-)Akquise. Zu erarbeiten, dass die eigene Haltung gegenüber der Akquise die Art und Weise beeinflusst, wie wir akquirieren, und dass diese Haltung verändert werden kann, bildete die Basis für die Formulierung der jeweils eigenen Akquiseziele im Sprint. Alle mit dem jeweiligen Ziel verbundenen Aufgaben und Ideen wurden anschließend im Akquise-Backlog gesammelt.

Der Backlog ist die Arbeitsgrundlage im agilen Sprint, er ist „… eine sich stetig verändernde Liste von Produktanforderungen, die auf den Bedürfnissen der Kunden beruhen. Das Backlog ist keine To-Do-Liste, sondern eher eine Liste aller erwünschten Features für das Produkt. Das agile Team nutzt das Backlog, um die Features zu priorisieren, und zu überlegen, welche Features als erstes implementiert werden sollen.“ Auf den Akquise-Sprint übertragen ist ein Akquise-Backlog also eine sich stetig verändernde Liste von Akquiseideen und relevanten Informationen (alle erwünschten Features für die Akquise) für die einzelnen Akquiseziele, also beispielsweise potenzielle Auftraggeber*innen, Kontakte, Auftragsinhalte, Termine. Im Akquise-Backlog werden alle relevanten Aufgaben, aber auch Ideen und Informationen für zukünftige Akquiseaktionen gesammelt, um dann in einzelnen Akquise-Sprints in Arbeitsschritten abgearbeitet zu werden.

Im Planning haben die Teilnehmerinnen ihr konkretes Akquiseziel auf einzelne Aufgaben heruntergebrochen, z. B. für die Recherche von Ansprechpartner*innen und interessanten Branchenveranstaltungen, für einen Terminplan von Social-Media-Posts oder für die Ausarbeitung, Erweiterung oder Verfeinerung des eigenen Profils, und sich Kriterien überlegt, anhand derer sie das Erreichen des Ziels feststellen konnten.
Ein wertvoller Bestandteil des Sprints war der regelmäßige Austausch untereinander. In Zoom-Meetings haben wir über einzelne Aspekte der Akquise gesprochen, Fragen dazu gestellt, Erfahrungen untereinander ausgetauscht und laut nachgedacht. Die Teilnehmerinnen haben sich gegenseitig unterstützt und Tipps gegeben, wodurch nicht nur das Gefühl entstanden ist, nicht allein mit der Akquise zu sein, sondern alle auch wertvolles Feedback erhalten haben, mit dem sie ihre Akquise konstruktiv weiter entwickeln konnten. Die sehr unterschiedlichen Bedürfnisse, Ziele und Erfahrungen der Teilnehmerinnen konnten sich gegenseitig befruchten. Zum Abschluss der Planung bekamen die Teilnehmerinnen die Gelegenheit, ihr Akquiseprojekt ausführlich vorzustellen und sich gegenseitig Feedback zu geben.

Der Akquise-Sprint selbst wird mit einem Review und einer Retrospektive abgeschlossen.

Beim Review wird ergründet, was im Sprint geschafft wurde. Wurde das Ziel erreicht? Hat sich die Haltung zur Akquise verändert?

In der Retrospektive geht es darum, den Sprint als Prozess zu analysieren und zu überlegen, an welchen Stellen der Sprint verbessert werden kann.

Wir haben in Review und Retro zwei Prozesse betrachtet: Die Teilnehmerinnen haben individuell ihre eigenen Sprintprojekte analysiert und überlegt, was gut gelaufen ist, was sie fortführen bzw. verändern möchten. Als Lernteam haben wir gemeinsam überlegt, wie der Lernsprint gelaufen ist und was ich als Trainerin beim nächsten Mal anders oder besser machen könnte.

Persönliches Review & Retrospektive

Mein Ziel für den Akquise-Sprint war es, neue Perspektiven auf die Akquise zu eröffnen sowie einen Rahmen und eine Struktur vorzustellen, die es erlaubt, Akquise zu einem festen Bestandteil des selbstständigen Berufsalltags zu machen. Die Übertragung agiler Prinzipien und Formate auf das ‚„Akquise machen“‚ ist mir ganz gut gelungen. Die klare Verknüpfung zum konkreten, individuellen Akquiseprojekt dagegen noch nicht. Die Teilnehmerinnen (unabhängig von den sehr unterschiedlichen Erwartungshaltungen) haben die agilen Elemente zur Kenntnis genommen, aber kaum in ihrem konkreten Projekt angewendet. So haben nur wenige aktiv mit dem Akquise-Board gearbeitet, das sich an der Funktionsweise von Kanban-Boards orientiert und den aktuellen Projektstatus spiegelt.

Wie ist der Sprint gelaufen?

Der Austausch innerhalb der Gruppe war essenziell und für alle besonders wertvoll. Allerdings ist der Austausch über die individuellen Projekte gegenüber den allgemeinen Akquisethemen bei den thematisch besetzten Terminen etwas zu stark in den Hintergrund geraten. Im zweiten Akquise-Sprint habe ich deshalb zusätzlich zwei Check-in-Termine angesetzt, deren Inhalte die Teilnehmerinnen mit ihren Themen und Fragen füllen konnten.

Die Themen in beiden Sprints habe ich an die geäußerten Fragen und Wünsche der Teilnehmerinnen angepasst. Ich habe einen Rahmen vorgegeben und Themen vorgeschlagen und bin inhaltlich den Schwerpunkten der Teilnehmerinnen gefolgt. Dabei wurde deutlich, dass alle wertvollen Input beitragen konnten. Wir haben uns gegenseitig an unserem Wissen teilhaben lassen, sodass ich die Rolle der klassischen Seminarleiterin gegen die eines Peer-Coaches unter anderen tauschen konnte.

Während des Sprints haben wir mit drei verschiedenen Tools gearbeitet: Zoom für die Meetings, Twist für die asynchrone Kommunikation in der Gruppe und Conceptboard für die gemeinsame Erarbeitung einzelner Aspekte und Aufgaben. Darüber hinaus hat jede Teilnehmerin einen Abschnitt des Conceptboards als eigene Arbeitsfläche nutzen können, um ihr Projekt zu planen und zu visualisieren oder verschiedene Übungen auszuprobieren. Die Tools wurden unterschiedlich gut angenommen; die meisten kamen nach einer Eingewöhnungsphase aber gut damit zurecht. Die gemeinsame Arbeit am Board an gemeinschaftlichen und individuellen Aufgaben hat den Austausch der Gruppe unterstützt und erleichtert, weil alle die Ergebnisse vor Augen hatten und die Arbeit an den Aufgaben verfolgen konnten.

Insgesamt ist es gut gelaufen. Ich habe mit jedem Sprint gelernt und akzeptiert, mich auf die jeweils eigene Dynamik der Sprints einzulassen und ein Stück Planbarkeit abzugeben. Auch mich hat der Austausch mit den Teilnehmerinnen jedes Mal wieder inspiriert und angespornt, weiterzumachen.

Was habe ich gelernt?

In meinem ersten Lernsprint als Trainerin habe auch ich viel gelernt. Ich konnte beobachten, was der Austausch zum Thema Akquise bei den Teilnehmerinnen bewirkt hat, auch wie sich Haltungen und ursprüngliche Gedanken verändert und entwickelt haben.

Es hat sich gelohnt, auf die Teilnehmerinnen individuell einzugehen und meine Inhalte entsprechend anzupassen. Die Gruppe war und blieb aktiv dabei, hat sich engagiert und auch von sich aus Initiative ergriffen oder Ideen eingebracht. Der Austausch war vertrauensvoll und hat gut funktioniert. Die Teilnehmerinnen habe sich gegenseitig unterstützt, teilweise haben sich Kooperationen angebahnt.
Vor allem aber habe ich gelernt: Vertraue auf die Teilnehmerinnen, nicht auf die Tools! Setze noch mehr auf direkten Austausch und Gruppenaktivitäten. Die Einführung der Check-in-Termine nach dem ersten Sprint hat den Austausch und die Arbeit an den eigenen Zielen gestärkt.

Was werde ich ändern?

Nach dem ersten Sprint habe ich das Seminar verlängert und den Ablauf entzerrt, damit die Teilnehmerinnen mehr Gelegenheit bekommen, sich direkt auszutauschen. Nach dem zweiten Durchlauf werde ich nun überlegen, wie ich asynchrones und synchrones Arbeiten am Akquiseziel besser verzahne, wie ich den Aspekt der Akquiseroutine noch stärker in den Vordergrund rücke und wie ich die Teilnehmerinnen stärker ermutigen kann, die Vielfalt der Akquisemöglichkeiten auszuprobieren.

Darüber hinaus überlege ich, wie ich eine Art Weekly-Stand-up in den Akquise-Sprint integrieren kann, um den Teilnehmerinnen die Möglichkeit zu bieten, sich wöchentlich über ihren aktuellen Projektstatus zu verständigen, und sie dadurch zu unterstützen, dranzubleiben und ihren Plan umzusetzen. Kaum eine Teilnehmerin hat bisher aktiv mit dem Akquise-Board gearbeitet. Vielleicht gibt das Stand-up Anlass, sich intensiver damit zu beschäftigen.

Der nächste Akquise-Sprint der BücherFrauen-Akademie wird vom 4. Oktober bis zum 22. November online stattfinden. Informationen und Anmeldung auf der Website der BücherFrauen.

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